Załącznik nr 2 - Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych informujemy, że:

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest NORDKALK Sp. z o.o., Pl. Na Groblach 21, 31-101 Kraków, NIP: 583-21-67-150 REGON: 191248246, KRS 0000010481.
2. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: rodo.nk@nordkalk.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Niniejsza klauzula informacyjna stanowi realizację obowiązku informacyjnego Administratora, związanego z zawarciem umowy wobec jego:
   1. zleceniobiorców, klientów i kontrahentów będących osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą,
   2. osób ich reprezentujących, w tym pełnomocników,
   3. wyznaczonych przez nich osób kontaktowych.
4. Dane osobowe zostały pozyskane od Pana/Pani bezpośrednio lub zostały pozyskane z publicznie dostępnych rejestrów i baz danych lub zostały udostępnione przez podmiot, który Pana/Panią reprezentuje lub jest Pana/Pani pracodawcą.
5. Zakres danych osobowych obejmuje: imię, nazwisko, numer telefonu, adres email, stanowisko służbowe.
6. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane:
   1. w celu zawarcia i wykonania umowy - przez czas jej obowiązywania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
   2. w celu bieżącego kontaktu i realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora - przez okres współpracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
   3. w celu prowadzenia rozliczeń podatkowo księgowych - przez okresy wymagane przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
   4. w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń bądź obrony przed roszczeniami - do upływu terminu ich przedawnienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. Dane będą przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie przez czas wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych (co najmniej 5 lat od końca roku obrotowego) lub do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń - w zależności od tego, który z tych terminów upłynie później.
8. Dane mogą być udostępniane organom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, a także podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, w szczególności dostawcom usług IT, kancelariom prawnym, tłumaczom, audytorom, bankom (w zakresie rozliczeń), oraz innym podmiotom z grupy kapitałowej Administratora - wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania.
9. Przysługuje Panu/Pani prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych osobowych w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach RODO.
10. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych.
11. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego tj. Wielkiej Brytanii, w stosunku do której Komisja Europejska potwierdziła, że kraj ten zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
12. W przypadku uznania, że Administrator przetwarza Pana/Pani dane osobowe z naruszeniem przepisów prawa przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Polsce takim organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załącznik nr 3 - Kodeks postępowania dla dostawców firmy Nordkalk

Przedmowa

Celem Grupy Nordkalk ("Nordkalk") jest prowadzenie działalności gospodarczej przynoszącej długoterminowe zyski w sposób etyczny i rozsądny. Służy temu ciągłe doskonalenie naszych procesów, produktów i usług z uwzględnieniem m.in. aspektów ekonomicznych, personalnych, społecznych i środowiskowych. Nasze wartości - Otwartość, Uczciwość, Śmiałość, Zaufanie i Szacunek - wytyczają kierunek naszych działań.

Nordkalk oczekuje, że wszystkie podmioty dostarczające Nordkalk produkty lub usługi, takie jak niniejszy podmiot zwany dalej "Dostawcą", zobowiążą się do przestrzegania niniejszego Kodeksu Postępowania dla Dostawców Nordkalk ("Kodeks dla Dostawców"). Ponadto, Dostawca i Nordkalk mają możliwość uzgodnienia dalszych standardów w umowach o dostawy. Niniejszy Kodeks Dostawców został stworzony w celu zagwarantowania, że wartości i standardy etyczne Nordkalk są zrozumiałe i przestrzegane przez wszystkich naszych Dostawców, w tym również przez ich bezpośrednich dostawców oraz innych interesariuszy. Nordkalk oczekuje od wszystkich swoich Dostawców postępowania w duchu wartości Nordkalk, zaangażowania w zrównoważony rozwój oraz przestrzegania analogicznych dobrych standardów pracy oraz etyki biznesu.

Niniejszy Kodeks dla Dostawców został zaktualizowany i zatwierdzony dnia 10 czerwca 2020 r. i zastępuje wcześniejszą wersję Kodeksu Postępowania Dostawców firmy Nordkalk (z dnia 20 kwietnia 2015 r.).

Niniejszy Kodeks dla Dostawców został odnowiony i zatwierdzony w marcu 2022 r. i zastępuje wcześniejsze wersje Kodeksu (z dnia 20 kwietnia 2015 r. i 10 czerwca 2020 r.).

Zgodność z prawem

Dostawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów obowiązujących systemów prawnych, w tym także wymogów prawnych i lokalnych regulacji. Takie prawa i regulacje dotyczą zazwyczaj na przykład środowiska naturalnego, gospodarowania odpadami, praw pracowniczych, kwestii bezpieczeństwa oraz bezpieczeństwa produktów, wprowadzonych sankcji i kontroli eksportu, a także przeciwdziałania korupcji i praniu brudnych pieniędzy.

Co to oznacza w praktyce?

• Należy na bieżąco monitorować ustawodawstwo i rozwój regulacji prawnych w danym obszarze oraz przekazywać informacje o istotnych zmianach również do Nordkalk / Państwa pozostałych klientów,
• Należy wymagać, aby Państwa dostawcy, klienci, konsultanci i inni partnerzy biznesowi postępowali zgodnie z prawem i odpowiedzialnie.
• Nie wolno zezwalać na niezgodne z prawem praktyki.

Uczciwa konkurencja

Dostawca zobowiązany jest do prowadzenia swojej działalności gospodarczej i konkurowania zgodnie z obowiązującymi przepisami antymonopolowymi i zasadami ochrony konkurencji.

Co to oznacza w praktyce?

• Należy unikać niepotrzebnych kontaktów z konkurencją i nie zawierać żadnych porozumień w sprawie cen, podziału rynku, wielkości produkcji lub tym podobnych. Należy pamiętać, że dzielenie się tego typu poufnymi informacjami może być równoznaczne z naruszeniem przepisów kartelowych.
• Nie należy zawierać z Państwa sieciami dystrybucyjnymi wertykalnych porozumień ograniczających konkurencję, takich jak utrudnianie handlu równoległego i prowadzenie polityki utrzymania cen odsprzedaży.

Przeciwdziałanie korupcji i łapówkarstwu

Nordkalk nie uczestniczy w żadnych działaniach korupcyjnych ani łapówkarskich. Dostawca zobowiązuje się również nie tolerować korupcji i łapówkarstwa.

Dostawca zobowiązuje się do niedokonywania żadnych niewłaściwych płatności lub zawierania innych ustaleń, które mogłyby być postrzegane jako mające na celu wywarcie wpływu lub skorumpowanie odbiorcy. Takie niewłaściwe płatności i ustalenia mogą obejmować łapówki, prezenty, przysługi, gratyfikacje, pożyczki, korzyści i formy rozrywki.

Dostawca jest zobowiązany do potwierdzenia, że ani on, ani jego podmioty stowarzyszone, beneficjenci lub dyrektorzy nie zostali postawieni w stan oskarżenia w jakiejkolwiek jurysdykcji za korupcję, sankcje ekonomiczne, kontrolę eksportu lub przestępstwa związane z praniem pieniędzy.

Co to oznacza w praktyce?

• Nie należy przyjmować, oferować ani obiecywać łapówek, gratyfikacji, nielegalnych upustów ani żadnych innych nieetycznych płatności.
• Współpraca z urzędnikami państwowymi zazwyczaj wiąże się z większym ryzykiem łapówkarstwa, zwłaszcza w zakresie wyrazów gościnności i upominków, a Państwo, jako Dostawca, są świadomi tego ryzyka i posiadają odpowiednie procedury rozpoznawania i zapobiegania łapówkarstwu.
• Nie należy oferować ani przyjmować prezentów ani wyrazów gościnności, które mogłyby mieć wpływ na decyzje podejmowane przez Państwa jako dostawcę lub też pracowników bądź kierownictwo Nordkalk jako nabywcę. Dostawca zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami eksportowymi i importowymi, regulacjami dotyczącymi sankcji i sektorów podlegających ograniczeniom (takim jak wykorzystanie do celów wojskowych) administrowanymi, uchwalonymi lub egzekwowanymi przez jakąkolwiek właściwą jurysdykcję lub organ.

Prawa człowieka i uprawnienia pracownicze

Dostawca zobowiązany jest traktować ludzi z szacunkiem i zapewniać im równe szanse rozwoju osobistego i doskonalenia zawodowego, co oznacza, że Dostawca nie zezwala na dyskryminację. Dostawca zobowiązany jest do niekorzystania w ramach swojej działalności z pracy dzieci lub pracy przymusowej oraz do podejmowania aktywnych działań w celu zapobiegania mobbingowi lub molestowaniu.

Dostawca zobowiązany jest do przestrzegania prawa pracowników do wolności zrzeszania się i rokowań zbiorowych, do wypłacania odpowiedniego wynagrodzenia i świadczeń oraz do zapewnienia, że czas pracy pracowników jest zgodny ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Oczekuje się, że Dostawca podejmie kroki i środki w celu zapobiegania i łagodzenia negatywnych skutków dla praw człowieka oraz unikania powodowania, przyczyniania się lub bycia powiązanym z negatywnymi skutkami dla praw człowieka. Dostawca powinien traktować ludzi z szacunkiem oraz zapewniać im równe szanse rozwoju osobistego i zawodowego rozwoju, co oznacza, że Dostawca nie dopuszcza dyskryminacji.

Dostawca nie będzie uczestniczyć ani czerpać korzyści z jakiejkolwiek formy współczesnego niewolnictwa, pracy przymusowej, obowiązkowej lub niewolniczej. Całe zatrudnienie musi być swobodnie wybierane, a pracownicy mogą swobodnie odejść z pracy lub zakończyć stosunek pracy z rozsądnym okresem wypowiedzenia.

Dostawca szanuje prawo pracowników do wolności zrzeszania się i rokowań zbiorowych, wypłaca odpowiednie wynagrodzenia i świadczenia oraz zapewnia, że godziny pracy pracowników są zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Co to oznacza w praktyce?

• Nie wolno dyskryminować ze względu na płeć, wiek, rasę, pochodzenie etniczne, niepełnosprawność, narodowość, orientację seksualną, przekonania religijne, przynależność polityczną, stan cywilny lub status czy pozycję materialną danej osoby oraz należy podejmować działania mające na celu ochronę pracowników przed mobbingiem lub molestowaniem, seksualnym lub innego rodzaju.
• Należy przestrzegać godzin pracy pracowników i dbać o to, aby godziny nadliczbowe były wykorzystywane w sytuacjach wyjątkowych (np. w okresach szczytów produkcyjnych), a pracownicy otrzymywali stosowne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.
• Należy zapewnić wszystkim pracownikom prawo do zawierania i podpisywania umów o pracę w języku dla nich zrozumiałym i nie zmuszać ich do okazywania paszportów lub innych dokumentów tożsamości.
• Należy upewnić się, że pracownicy mogą swobodnie rozwiązywać stosunek pracy zgodnie z obowiązującym prawem i porozumieniami zbiorowymi.
• Nie należy zatrudniać dzieci poniżej 18 roku życia do wykonywania zadań szkodliwych dla ich zdrowia i bezpieczeństwa (np. praca w nocy), ani zatrudniać dzieci poniżej 15 roku życia (14 lub 16 lat w niektórych krajach) do pracy w sposób utrudniający lub negatywnie wpływający na ich edukację szkolną.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Dostawca zobowiązany jest zapewnić, że każdy z pracowników jego lub jego podwykonawców, którzy wchodzą na teren obiektów Nordkalk lub tam pracują, będzie przestrzegał wszystkich stosownych procedur i instrukcji Nordkalk dotyczących np. bezpieczeństwa i higieny pracy, logistyki, postępowania i bezpieczeństwa w obiektach lub portach.

Dostawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony pracowników, gości i innych osób, na które wpływ ma jego działalność. Należy wdrożyć system zarządzania bezpieczeństwem pracy zgodny z ISO45001 lub inny odpowiadający jej system, lub w inny sposób wykazać, że działalność spełnia określone wymagania przewidziane w tych systemach.

Dostawca powinien co najmniej przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia w krajach, w których prowadzi działalność.

Dostawca podejmie niezbędne kroki w celu zapewnienia pracownikom ochrony przed chorobami, chorobami i urazami wynikającymi z ich zatrudnienia. Dostawca zapewni na przykład wszystkim pracownikom niezbędny nieodpłatnie sprzęt ochrony osobistej oraz instrukcję korzystania z takiego sprzętu. Obowiązkiem Dostawcy jest zorganizowanie odpowiedniego monitorowania stosowania odpowiedniego sprzętu ochrony osobistej, gdy wymaga tego zadanie. Pracownicy mają prawo odmówić pracy, jeśli warunki są niebezpieczne i bez obawy, że zostaną za to ukarani w jakiejkolwiek formie.

Dostawca zapewni odpowiednią informację BHP oraz szkolenia dla pracowników w zrozumiałym przez nich języku. Rejestry szkoleń i wypadków oraz statystyki muszą być przechowywane i przesyłane do Nordkalk na żądanie.

Dostawca powinien również posiadać procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych, takich jak pożar, wycieki i klęski żywiołowe. Dostawca zapewni, że istnieją odpowiednie plany awaryjne i procedury ewakuacji, odpowiedni sprzęt do wykrywania i tłumienia zagrożeń, szkolenia i ćwiczenia oraz odpowiednie wyjścia awaryjne.

Co to oznacza w praktyce?

• Przy wejściu na teren Nordkalk należy zapoznać się z obowiązującymi lokalnie przepisami bezpieczeństwa i poinstruować pracowników, aby słuchali instrukcji bezpieczeństwa, obejrzeli demonstrację poświęconą przepisom bezpieczeństwa na terenie obiektu oraz używali odpowiednich środków ochrony osobistej (PPE) zgodnie z obowiązującymi instrukcjami.
• Należy dbać o bezpieczeństwo własnych pracowników i zapewnić im odpowiednie narzędzia i sprzęt ochronny.

Środowisko i zrównoważony rozwój

Dostawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony środowiska i zadbania o uzyskanie niezbędnych pozwoleń.

Dostawca zminimalizuje negatywny wpływ środowiska na glebę, wodę, powietrze i bioróżnorodność.

Dostawca powinien wykazywać ciągłe doskonalenie i, w miarę możliwości, stosować najlepsze dostępne techniki (BAT) i najlepsze praktyki środowiskowe (BEP). Dostawca będzie dążył do ciągłej poprawy ogólnej efektywności środowiskowej związanej z aspektami środowiskowymi. Dostawca będzie identyfikować, monitorować, zarządzać i redukować emisje do powietrza z jego działalności. W miarę możliwości Dostawca będzie poszukiwał rozwiązań niskoemisyjnych.

Dostawca zobowiązany jest do minimalizowania negatywnego wpływu na środowisko naturalne w zakresie gleby, wody, powietrza i różnorodności biologicznej, ma obowiązek wykazywania ciągłego doskonalenia oraz w miarę możliwości, stosowania najlepszych dostępnych technik (BAT).

Dostawca zobowiązany jest do gospodarowania wszelkimi odpadami powstałymi w wyniku prowadzonej przez siebie działalności, produktów lub aktywów klienta będących w jego posiadaniu. Dostawca zobowiązany jest do wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z normą ISO 14001 lub innego podobnego typu systemu, lub do wykazania w inny sposób, że działalność spełnia określone w tych systemach wymagania.

Dostawca szanuje społeczności lokalne w krajach i regionach, w których prowadzi działalność, oraz dąży do zminimalizowania wszelkich negatywnych lub szkodliwych dla nich skutków.

Co to oznacza w praktyce?

• We wszystkich działaniach należy uwzględniać dobro środowiska naturalnego i przestrzegać przepisów dotyczących ochrony środowiska oraz pozostałych regulacji.
• Należy posiadać wdrożone mechanizmy wspierające ciągłe doskonalenie w zakresie zmniejszania wpływu na środowisko naturalne.

Bezpieczeństwo produktu

Wszystkie produkty i usługi muszą odpowiadać kryteriom jakości i bezpieczeństwa określonym w odpowiednich umowach, jak również obowiązującym wymogom prawnym. Dostawca jest zobowiązany do zarządzania zagrożeniami dla bezpieczeństwa produktów w całym łańcuchu dostaw. Dostawca zobowiązany jest do stosowania surowców o znanym pochodzeniu oraz do zapewnienia identyfikowalności surowców i gotowych produktów. Dostawca zobowiązany jest dopilnować, aby dostarczone produkty, jeśli są używane zgodnie z przeznaczeniem, były bezpieczne dla ludzi i środowiska.

Co to oznacza w praktyce?

• Należy znakować wszystkie produkty zgodnie z odpowiednimi wymogami prawnymi.
• Należy pytać i kontrolować pochodzenie surowców wykorzystywanych do wyrobu produktu lub do działań produkcyjnych.
• W przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów związanych z bezpieczeństwem produktów, należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie swoich klientów.

Łańcuch dostaw

Dostawca zobowiązany jest zapewnić, że wszyscy jego bezpośredni dostawcy akceptują i przestrzegają wymogów niniejszego Kodeksu dla Dostawców.

Egzekwowanie postanowień kodeksu

Nordkalk zastrzega sobie prawo do przeprowadzania okresowych wizyt lub audytów w celu zapewnienia przestrzegania przez dostawcę niniejszego Kodeksu dla Dostawców.

Jeżeli Nordkalk wykryje, że Dostawca nie spełnia wymogów i oczekiwań określonych w niniejszym Kodeksie dla Dostawców, Nordkalk omówi z Dostawcą zagadnienia, które wymagają korekty lub poprawy. Dostawca podejmie wówczas, bez zbędnej zwłoki, uzasadnione z handlowego punktu widzenia działania naprawcze. Od Dostawcy oczekuje się prowadzenia rzetelnej i przejrzystej dokumentacji i zapisów dotyczących wymagań niniejszego Kodeksu Dostawcy. Dostawca dostarczy informacje i dokumentację na tematy objęte niniejszym Kodeksem Dostawcy na żądanie Nordkalk.

Nordkalk zastrzega sobie prawo do anulowania zaległych zamówień, zawieszenia przyszłych zamówień i/lub rozwiązania umowy z Dostawcą w przypadku istotnego naruszenia niniejszego Kodeksu dla Dostawców. W przypadku, gdy umowa główna pomiędzy Nordkalk a dostawcą, do której załącznik stanowi niniejszy Kodeks dla Dostawców, zawiera odrębne zasady rozwiązania umowy, obie strony przyjmują do wiadomości, że naruszenie postanowień niniejszego Kodeksu dla Dostawców może zostać uznane za istotne naruszenie umowy, uprawniające Nordkalk do rozwiązania jej.